文書管理システムとは

文書管理システムとは？

始めてこの言葉を知ったのは、偶然でした。
何かを検索している中で、文書管理システムと言う『ウィキペディア』のサイトが、検索サイトに表示されたことが始まりでした。

ウィキペディアでの文書管理システム　説明・・・
文書管理システムは、電子文書や紙の文書をデジタイズしたものを格納・管理するコンピュータ上のシステムである。コンテンツマネージメントシステムと重複する部分があり、エンタープライズコンテンツ管理システムの一部とされることが多く、デジタル資産管理/文書の画像化/ワークフローシステム/記録管理システムとも関連する。

文書管理手法は以下のように分類される。

○配置
文書をどこに格納するか。
文書にアクセスするにはどこに行けばよいか。
ファイリングキャビネットやファイル室への物理的移動と、文書管理システムを使う際に必要な画面上の手続きとは類似性がある。
○ファイリング
文書をどのようにファイルするか。
後の検索の補助となる構成や索引付けをどうするか。
文書管理システムはファイリング情報を格納するのにデータベースを使うことが多い。
○検索
文書をどのように見つけ出すか。
一般に検索は、文書群を順次見ていく方法と特定の情報を鍵として検索する方法がある。
○セキュリティ
文書の安全性をどのように保つか。
無許可の人が文書を読んだり、改ざんしたり、破壊したりするのをどう防ぐか。
○災害対策
火事、洪水、その他の自然災害から、どうやって文書を守るか。
○維持
文書をどれだけの期間維持できるか。これは、その組織が情報や文書の維持（特にその期間）をどう定義するかというポリシーの問題である。
これは組織としての記録管理の慣習による規則である。
○保存
将来の必要性を考慮して文書をどう保持するか。保存（アーカイビング）とは、文書と関連するメタデータを（その組織の定義に従って）ある期間を経た後に動的リポジトリから除去し、別の場所にまとめて保存しておくことである。
電子文書でも紙の文書でも、アーカイブは文書の移動を伴う。紙の文書であれば文書用の倉庫、電子文書であればオフラインの記録媒体に移される。
○配布
文書を必要とする人が利用できるようにする方法。
○ワークフロー
文書が人から人へと渡される場合、そのフローはどうあるべきか。
○作成
文書作成方法。複数の人間が共同作業を行う場合、特に重要である。
このため、バージョン管理システムなどが生まれた。
○認証/認可
政府や企業が文書管理システムを使って電子化を行う場合、文書の原本性の保証、署名や押印に相当する機能をどう実現するかが問題となる

っと言うことでした。
これは、「ビジネスの課題解決のヒント」で紹介している。
富士ゼロックスの取り組みで「文書管理は意識改革から」の実例とリンクしている内容でした。

これは私個人的には、ドキュワークスを使用して行っております。
しかし、私個人の記憶があっての手法なので、「システム」と呼べるものではありません。

今回は、これを会社（営業所）に広め、社員全員で同じ文書を見れ・検索出来・保存出来る様に行っていきたいと思います。

そうすることにより、私の仕事は格段に「楽」になることでしょう。