ドキュワークス　実践使用例ドキュワークス　文書管理

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ドキュワークスのことを、まとめたサイトマップを作成しました。
分かりやすくまとめたつもりですので、参考になさって下さい。
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ドキュワークス　実践使用例　サイトマップ

富士ゼロックスのＨＰで掲載されている、X-Direct (エックスダイレクト)と言う
ビジネスに関わる記事をまとめてみました。
文書管理等、ドキュワークスに絡むことも掲載されていますので、見て下さい。
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ドキュワークス　文書管理

2007 / 02 / 04 ( Sun )

ドキュワークスでの文書管理と言うのは、「紙文書」で言うと。
１、同じ文書種類ごとにファイルに綴じ　（フォルダに分ける）
２、文書にインデックスを貼る　（名前を付ける）
　　ことと言ったところでしょうか。

そして、ＰＣ管理と言う長所を生かして
１、置き場がいらない　（何年分の文書も、ＰＣだけの置き場で済みます）
２、文書ごとに画像として見れる　（資料を探す時、紙をめくると言う作業がいらない）

　　　

それでは、管理人の会社での文書管理方法を紹介します。

１、フォルダを作成する（画像の左の部分）
提出書類
├会社からの通達
├会社への提出書類
├取引先からの通達
└取引先への提出書類
請求書
├仕入先からの請求書＋本社への振込依頼書
├小口領収書＋本社への振込依頼書
├取引先への請求書（未収）
└取引先への請求書（回収済み）
売上
└売上文書

っと、大まかにこのような感じに分けていますが、「年度」「月」と言ったようにまた、細分化してフォルダを作っています。

２、文書の名前を付ける（画像の右の部分）
通達　：通達文書のタイトル（定期健康保険受診者一覧・仕入先登録報告書）
請求書：企業名（富士ゼロックス・東京リース）
売上　：年度月（２００７年０７月・２００７０８）

ドキュワークスを使うのは、アナタです。アナタが一番分かりやすい方法で名前を付けてください。そして、名前を付けるときは統一したルールを作りましょう、検索する時そのルールが守られていないと検索するとき困ってしまいます。

っと言った感じで管理人は、ドキュワークスで文書管理を行っております。
「ドキュワークス　文書管理」と書きましたが・・・文書管理に関しましては、「各々見やすい」・「文書を発見しやすい」　ように文書管理するのが一番です。
でも、どうしても文書管理が下手な人っていますよね。管理人の会社にも、どの文書も一つのファイルに綴じこんでしまい、目当ての文書を発見するのに３０分ぐらいかかる・発見出来ない・・・人がいます。
そんな方には、少し「文書管理」について勉強していただくことがいいと思います。

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