ドキュワークスでの文書管理と言うのは、「紙文書」で言うと。
１、同じ文書種類ごとにファイルに綴じ （フォルダに分ける）
２、文書にインデックスを貼る （名前を付ける）
ことと言ったところでしょうか。
そして、ＰＣ管理と言う長所を生かして
１、置き場がいらない （何年分の文書も、ＰＣだけの置き場で済みます）
２、文書ごとに画像として見れる （資料を探す時、紙をめくると言う作業がいらない）
それでは、管理人の会社での文書管理方法を紹介します。
１、フォルダを作成する（画像の左の部分）
提出書類
├会社からの通達
├会社への提出書類
├取引先からの通達
└取引先への提出書類
請求書
├仕入先からの請求書＋本社への振込依頼書
├小口領収書＋本社への振込依頼書
├取引先への請求書（未収）
└取引先への請求書（回収済み）
売上
└売上文書
っと、大まかにこのような感じに分けていますが、「年度」「月」と言ったようにまた、細分化してフォルダを作っています。
２、文書の名前を付ける（画像の右の部分）
通達 ：通達文書のタイトル（定期健康保険受診者一覧・仕入先登録報告書）
請求書：企業名（富士ゼロックス・東京リース）
売上 ：年度月（２００７年０７月・２００７０８）
ドキュワークスを使うのは、アナタです。アナタが一番分かりやすい方法で名前を付けてください。そして、名前を付けるときは統一したルールを作りましょう、検索する時そのルールが守られていないと検索するとき困ってしまいます。
っと言った感じで管理人は、ドキュワークスで文書管理を行っております。
「ドキュワークス 文書管理」と書きましたが・・・文書管理に関しましては、「各々見やすい」・「文書を発見しやすい」 ように文書管理するのが一番です。
でも、どうしても文書管理が下手な人っていますよね。管理人の会社にも、どの文書も一つのファイルに綴じこんでしまい、目当ての文書を発見するのに３０分ぐらいかかる・発見出来ない・・・人がいます。
そんな方には、少し
「文書管理」について勉強していただくことがいいと思います。
