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ドキュワークスのことを、まとめたサイトマップを作成しました。
分かりやすくまとめたつもりですので、参考になさって下さい。
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ドキュワークス 実践使用例 サイトマップ

富士ゼロックスのHPで掲載されている、X-Direct (エックスダイレクト)と言う
ビジネスに関わる記事をまとめてみました。
文書管理等、ドキュワークスに絡むことも掲載されていますので、見て下さい。
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ビジネスの課題解決のヒント サイトマップ

ブログ管理人が、ドキュワークスを使い『文書管理システム』を構築!
その過程を記載て言います。一平社員の仕事の進め方を、見て下さい。
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文書管理システム構築への取り組み サイトマップ

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Vol.7 文書管理は意識改革から

Vol.7 文書管理は意識改革から
― 富士ゼロックスの10年を振り返る ―
(4-1) 本社移転を機会に紙文書のファイリングシステム導入

http://www.fujixerox.co.jp/support/xdirect/magazine/rp0811/08111b.html

【内容】
富士ゼロックスの10年間に及ぶ、文書管理の実例を紹介しています。
事例に伴い、「Vol.13」まで紹介されています。

今回は、Vol.7 として、富士ゼロックスの本社移転にあたり、本社部門の文書管理の取り組みを記載してます。
前号の営業部門の移転から約3年経過している段階ですので、その取り組みは、ノウハウが出来上がったモノだったと思います。
具体的に、効率よく 文書管理の取り組みが紹介されています。

御社の文書管理の参考になることでしょう。

【インディックス】
・文書管理の目的を達成するための要件
・推進体制と役割・スケジュールを立案
・現状を認識
・文書削減の活動
・ファイリングシステム(紙文書の管理)の導入
・電子文書管理システム構築
・新オフィスで変ったこと

今回の記事内容は、上記の7項目です。
富士ゼロックスの本社移転に伴い、文書管理を行うこととなりました。
文書管理の取り組みも、時代によってそのニーズが変わってきます。
今までの文書管理に合わせて、「日本版sox法」の本格運用に伴う内部統制の構築が重要となってきました。
っとは言え、根本的な文書管理の問題点が多数あり、本社移転における課題は、前号と変わりありません。

そこで、文書管理の要件を7つしめしています・・・
1、ファイリング基準・ファイリングの鮮度管理の実現を図る
2、文書の種別と文書保存年限を明確にする
3、文書は廃棄基準を作成して廃棄活動を実施する
4、原本の管理を実施する
5、活性化文書に関しては業務の効率化の視点で電子化を推進する
6、情報漏洩防止のため、電子情報についてはアクセス管理、ログ管理、紙文書に関してはキャビネットの施錠管理の徹底を図る
7、何といっても個人に情報が依存している属人管理の排除を図る

また、現場は、文書管理における会社の取り組みの本気度を見ている為に、「総務部 文書管理G 推進リーダー」「各部門 代表者」「部門配下グループ 推進委員」を配置して会社の本気度を示しました。

そして、現状を認識する方法としての3つの施策を実行しています。
1、日経ニューオフィス賞を受賞した「ペーパーレス先進企業」「セキュリティ技術を駆使した企業」の見学会
2、Webによる社員の文書管理の意識調査
3、全ての文書、物品、図書の量の確認

そして、現状の把握をした後に文書削減に取り組む訳ですが、数回に渡り 破棄文書の選定をすることにより、目標の達成をすることが出来ました。
しかし、そこには、推進事務局の努力があったことは言うまでもありません。

また、ここから移転後の文書管理方法を、変えていくこととなるのですが、始め現場の負担が大きくなるので反対の声が沢山でました。
しかしそこは、粘り強く現場に説明して、納得してもらうよう努力をするしかありませんでした。

そんな文書管理における、本社移転後の変わったことは、図書雑誌の共有化・文房具の共有化 と言う、環境が生まれました。

少しでも気になりましたら、富士ゼロックスのHPにリンクして、詳しく記事を読んでみてはどうでしょうか?
http://www.fujixerox.co.jp/support/xdirect/magazine/rp0811/08111b.html
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