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ドキュワークスのことを、まとめたサイトマップを作成しました。
分かりやすくまとめたつもりですので、参考になさって下さい。
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ドキュワークス 実践使用例 サイトマップ

富士ゼロックスのHPで掲載されている、X-Direct (エックスダイレクト)と言う
ビジネスに関わる記事をまとめてみました。
文書管理等、ドキュワークスに絡むことも掲載されていますので、見て下さい。
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ビジネスの課題解決のヒント サイトマップ

ブログ管理人が、ドキュワークスを使い『文書管理システム』を構築!
その過程を記載て言います。一平社員の仕事の進め方を、見て下さい。
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文書管理システム構築への取り組み サイトマップ

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Vol.13 文書管理は意識改革から

Vol.13 文書管理は意識改革から
― 富士ゼロックスの10年を振り返る ―
(7-2)研究・開発・生産拠点パイロット部門への「文書管理」展開の効果

http://www.fujixerox.co.jp/support/xdirect/magazine/rp0905/09051b.html

【インデックス】
・定量効果
・定性効果
・「文書管理」展開の布石として

今回の記事内容は、上記の3項目です。
ドキュメントカンパニーとして、文書管理に対して色々な取り組みを行って来た富士ゼロックス。
富士ゼロックスの本社部門で展開した「文書管理」について研究・開発・生産部門でも実施できるのか、その完成度内容を紹介していきます。

定量効果 1-1.創出したオフィス面積(削減量からの試算)
文書管理における効果を「数値」で表しており、参考にしたい人にとって有意義な指標となります。
文書管理で不要となった書面を廃棄した結果、活用出来るスペースが増えることとなります。

富士ゼロックスでは、最終的に約200台近い3段キャビネットにスペースが出来たとのことです。
面積で言うと、約291㎡と言うから、3LDKの部屋6室分には相当します。富士ゼロックスと言う超大企業でスケールメリットが大きいから、291㎡と言う膨大な効果が生まれております。

しかし、削減割合で見ると
 1、文書量:58%削減
 2、物品量:27%削減
 3、書籍量:50%削減
  となり自社で取り組んだ際、使用しているキャビネットの半分弱程度が空きスペースになる計算です。

定量効果 1-2.文書検索時間の短縮効果(人件費相当額の試算)
社員に対して文書検索時間のアンケートを取った結果。
文書管理を行ったことで文書の検索が容易となり、文書検索時間を約90%も削減出来たとのことです。
(文書管理 前1,209分/年・人 、 後126分/年・人 、 削減時間1,083分)
1日の中で必要文書を検索している時間は、数十分も無く微々たる時間ですが、毎日行われることですから塵も積もれば・・・、年間で1,209分(20時間)も費やしているのです。

それを、給料換算すれば削減コストが算出されることとなります。
ちなみに富士ゼロックスでは、年収1,000万と試算して、約10万円/年・人のコスト削減と算出しておりました。

定量効果 1-3.文書管理展開にともなう「費用」
現場部門に文書管理を展開するにあたり、「文書管理する」作業時間が必要となってきます。
その作業時間が、36.8時間/年・人 を要していました。

定性効果 2-1.文書管理活動の「効果」と「達成度」
文書管理することにより富士ゼロックス社員の感じた意見と
肯定意見
・文書管理をどうにゅうし、机周り、机上の整理整頓したところ、部内の座席変更があった際、短時間で座席変更が完了した。
・組織変更や、グループ・チーム移動が多い富士ゼロックスにおいては、この部分をルール化すると大きな効果に繋がる。
と言う意見がった。

否定意見
・紙文書の削減は効果があったが、文書管理の目的にマッチしたのか実感がない。
・このルールに適さない書類が多いので有意義とは思わない。
と言う意見があった。

「文書管理」と言う目的に対しての効果は始まったばかりで不明であるが、不要文書の廃棄・有効スペースの創出と言ったオフィス環境の改善においては効果が出ている。

定性効果 2-2.文書の共有化の達成度
今まで文書で属人管理であったモノが、組織管理へ移行されたと言う意見が72%ありました。
一方で「担当業務制なので、実質利用は個人ベース」と言う意見がありましたが、「共有化」の意味合いとして「利用/活用」と言う側面と「管理」と言う側面があり、今回の文書管理では「管理の側面」で共有化が図られることとなっております。

「文書管理」展開の布石として 3-1. 文書管理は「有意義」か?
「文書管理」は、内部統制、コンプライアンス、訴訟対応等々に備えるための「経営効率」を確保するために会社にとって必要不可欠なモノです。
しかし、会社にとって重要だからと言って、実行するのは社員で今までの業務+αの仕事になってしまいます。これでは長続きすることはないでしょう。
社員が文書管理することにより業務が「ラク」になるような有益なモノとしなければいけないのです。

「文書管理」展開の布石として 3-2. 「文書管理」展開にともなう部門への支援活動は「必要」か?
Vol.12 文書管理は意識改革から の中で紹介されている、「レコード・マネジメント・センターの支援の可否」について、「絶対必要72%」「出来ればあった方がいい28%」と肯定的な意見ばかりでありました。
しかし私としては、文書管理について支援を行うために、人材を配置出来る余裕のある会社の特権と思えます。

「文書管理」展開の布石として 3-3. 「紙文書」管理手法は「電子(化)文書」管理へ「応用」できるか?
『紙』文書の管理手法を、『電子』文書にも応用が出来るのか?と言う質問に、80%の人が応用出来ると肯定的な回答が得られました。
富士ゼロックスでは、電子文書の管理に文書管理ソフトウエアを導入しています。よって同じ環境下では、紙文書と同じ管理手法を電子文書に当てはめることは出来ません。そこで、「総合文書管理システム」を構築することを進めています。


っと言ったことが「Vol.13 文書管理は意識改革から」の内容になります。
少しでも気になった記事がありましたら、富士ゼロックスのHPにリンクして、詳しく記事を読んでみてはどうでしょうか?
http://www.fujixerox.co.jp/support/xdirect/magazine/rp0905/09051b.html


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